Интерактивное образование Герб Новосибирска
Тема номера: «Сайт образовательного учреждения: новые требования и перспективы»
Выпуск №39 Февраль 2012 | Статей в выпуске: 116


Алена Анатольевна Гарина,
методист Музея истории развития образования Новосибирска и Новосибирской области

Формирование электронной базы данных по коллекциям на примере Музея истории развития образования в городе Новосибирске и Новосибирской области

Вопрос об электронной базе заинтересовал меня около 3 лет назад. Обратившись к Интернету, выяснила, что специализированные программы для музеев и библиотек существуют достаточно давно. Есть такие программы как «ИРБИС» и АИБС «Фолиант» (для библиотек) и «НИКА-музей». При этом – одно «но», которое заставляет многие музеи образовательных учреждений отказаться от задумки. Это материальная составляющая. Например: цена системы автоматизации библиотек «ИРБИС» в зависимости от необходимого комплекта программ колеблется от 17 000 до 50 000 руб., а цена АИБС «Фолиант» от 1000 $. Данные программы созданы специально для библиотек и адаптируются для музеев очень проблематично. «НИКА-музей» – отличная программа для музеев, но цена не всем по карману – от 12 000 руб.

После такого результата исследования рынка, желание и необходимость работы в данном направлении не исчезли, а только усилились. Передо мной встало два вопроса: первый – какой доступной программой воспользоваться, второй – как упростить этапы ввода информации и распечатки карточки (паспорта музейного предмета).

От общедоступных программ Word и Excel пришлось отказаться. Word – прост в использовании, можно набрать текст в любом виде (таблицы, карточки), но при больших объемах информации файл становится очень тяжелым и требует очень мощного компьютера. Excel больше подходил для выполнения задуманного. Хранится информация (текстовая или математическая) в виде таблиц, вес файла небольшой. Но и здесь оказался недостаток – невозможность быстро переформировать из таблицы набранную информацию для создания паспорта музейного предмета.

Мое внимание остановилось на малоизвестной в быту программе Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office 2003, 2007. Необходимо упомянуть, что похожая программа имеется и в операционной системе Linux.

Данная программа может вмещать в себя как текстовую, так и математическую. Хранятся данные в виде таблицы, что позволяет вмещать неограниченное количество. Если есть необходимость, информацию можно перенести в Excel.

При желании в Access можно установить фильтры с критериями для запросов поиска  выбирать необходимую информацию о коллекции. С помощью так называемых «отчетов» отобранное можно сконструировать и распечатать в нужном варианте, например, в виде карточек для бумажного каталога или в виде последовательного списка.

Если создать удобное окно «форма», то за эту программу можно посадить неподготовленного человека и дать задание набирать информацию в базу, объяснив только несколько ключевых моментов. Некоторые окна не нужно впечатывать полностью, а достаточно выбрать и подставить необходимый вариант. Например, в окне «вид предмета», достаточно нажать букву «ц» и программа автоматически предложит вставить «цветная фотография».

На данный момент в электронную базу внесено более тысячи единиц основного фонда. С помощью неё мы распечатываем паспорт музейного предмета. На страницу А4 входит четыре карточки. В программе заданы фильтры для поиска «по фамилии», по «категории людей» (ученики, учителя, директора, ветераны ВОВ и т.д.), «по теме» (среднее, среднее специальное, высшее, дошкольное образование; педагогика и психология, Гражданская война, ВОВ) и другие. Так же можно выяснить место положения музейного предмета.

Разработано руководство по использованию электронного каталога музея истории развития образования г. Новосибирска и Новосибирской области, где прописано пошагово как вносить данные, использовать поиск и как напечатать карточки.

При непосредственной работе с созданным файлом постоянно делаются дополнения, вносятся изменения в структуру каталога. Возможности позволяют делать гиперссылки на оцифрованный материал. На данный момент ставится задача о внесении в электронную базу данных музейных предметов всего основного фонда в количестве 5 тысяч единиц.

 

Версия для печати
Мне понравилась эта статья! Мне понравилось!
(всего - 10)
Комментировать Комментировать
(всего - )
? Задать вопрос ведущему рубрики
(всего - 0)
Остальные публикации раздела / Все статьи раздела