Алексей Игоревич Хакимов, аспирант кафедры экономической информатики Новосибирского государственного университета экономики и управления

Пётр Михайлович Пашков, кандидат экономических наук, доцент, заведующий кафедрой экономической информатики Новосибирского государственного университета экономики и управления

Контроль процессов управления информационными технологиями в муниципальной системе образования

Задача контроля процессов информатизации и процессов управления информационными технологиями (ИТ процессов) может быть решена на основе рекомендаций современных стандартов управления в области ИТ (информационных технологий), которые применяются в западных практиках и четко формализуют процессы управления. Приведем основные задачи контроля:

а) внутри школы – обеспечение работоспособности процесса внедрения ИТ в обучение, обеспечение директоров школ полной информацией о состоянии процесса и дополнительных потребностях, исполнение запросов административного и педагогического персонала по внедрению ИТ в работу;

б) на уровне выше школы – контроль эффективного использования и освоения компьютерной техники, программного обеспечения, средств, затраченных на обучение персонала школ.

Современные стандарты (COBIT) показывают, что для эффективного функционирования ИТ сферы предприятия (и предприятия в целом) необходимо наличие основных групп процессов: планирование, внедрение, эксплуатация, мониторинг.

Для отслеживания процессов управления ИТ и их контроля принято использовать показатели, которые отражают достижение поставленных целей. Такие показатели отражают текущую ситуацию либо ситуацию за определенный период. Грамотно разработанные показатели могут существенно повлиять на эффективность управления, предоставить информацию для лиц, принимающих решения. По итогам обследования процессов информатизации школ выявлено, что такие показатели могут быть разработаны, если есть стратегический и текущие планы развития ИТ сферы в школе.

Разработка и внедрение системы показателей может существенно улучшить ситуацию с управляемостью ИТ процессов, дать понимание ситуации на местах и проводить сравнение между различными образовательными учреждениями с целью выявления передового опыта (бенчмаркинг).

Система показателей не всегда является достаточным условием для эффективного управления и коррекции ИТ процессов. Необходима грамотная организация процессов. Процесс характеризуется своей зрелостью.

Например, процесс разработки стратегического плана информатизации школы может быть регламентирован и не регламентирован, но при этом выполняется. Естественно, что регламентация позволяет более качественно выполнить процесс. В этих случаях говорят, что он зрелый. Для того чтобы оценить зрелость процесса, необходимо проанализировать множество параметров, характеризующих процесс. По результатам их оценки можно сделать вывод о степени зрелости путем соотнесения с некоторой количественной шкалой. Обычно на практике применяется шкала от 0 до 5.

Оценка зрелости процессов помогает более глубоко понять состояние организации процесса, а, значит, более эффективно корректировать его для достижения более высокой результативности.

Социальный характер муниципальной системы образования делает необходимым более гибкий подход к разработке методики оценки зрелости ИТ процессов по сравнению с коммерческими организациями. Множество социальных и экономических целей должно найти своё отражение в показателях эффективности и результативности ИТ процессов.

Проведение бенчмаркинга (сравнительного анализа) зрелости ИТ процессов в различных школах может дать хороший результат с точки зрения совершенствования ИТ процессов, так как бенчмаркинг использует методику оценки реально существующих объектов – школ, например. Таким образом, находясь в относительно гомогенной группе, мы выделяем как лучшие, так и худшие объекты, при этом указывая направления улучшения на основе не абстрактного эталона, а на основе реально существующей практики. Например, в наиболее успешных школах могут проводиться семинары по обмену опытом. Это не требует больших затрат и обеспечивает приемлемый уровень отдачи при оптимальных затратах.

Отслеживание ключевых показателей является инструментом оперативной отчетности. Отслеживание зрелости процессов является инструментом аудита. Методики аудита работают в стандартизированных системах и определяются самими стандартами, наложенными на процессы. Аудит процессов тесно связан с исследованием эффективности протекающих в организации процессов. В то же время он показывает существующую картину – фотоснимок – организации с позиции соответствия нормативным требованиям. Аудит определяется в данном контексте как система отслеживания процессов, протекающих в организации, их документирование и количественная и качественная оценка.

Разработка методики аудита процессов в сфере ИТ – важная часть совершенствования процессов перехода к более эффективному управлению. Аудит включает в себя:

а) разработку эталонов процессов на основе выявления наиболее развитых ИТ процессов системы муниципального образования, установление планки минимальной социальной гарантии учащимся в сфере ИТ;

б) определение показателей и методик оценки зрелости процессов;

в) контроль соответствия стандартам через показатели и оценку степени зрелости процессов.

Аудит используется для более глубокого исследования процессов в организации, соответственно это более затратный процесс, чем, например, оценка показателей.

Более совершенной системой, гарантирующей необходимую степень информатизации учебного процесса и систем управления, будет сертификация образовательных учреждений на зрелость процессов ИТ сферы.

Вышеназванные действия: аудит, оценочные показатели и оценка зрелости процессов – напрямую определяют степень развитости ИТ сферы в организации. Интегральный показатель либо показатель, основанный на сравнительном анализе школ, дает сертификационную оценку.

Нельзя забывать о том, что информатизация должна не только решить задачи, указанные в программе, но и быть эффективной, т.е. для своих целей затратить минимум ресурсов. По определению эффективность – это отношение полученного результата к затраченным ресурсам. Задача информатизации может решаться эффективно, но с разных точек зрения.

Во-первых, эффективность может рассматриваться как показатель достижения образовательными учреждениями результата на вложенные деньги в сравнении с другими школами города или района. Здесь подразумевается понятие эффективности в смысле Парето-оптимальности.

Во-вторых, эффективность может определяться как степень достижения эталонных показателей, определенных в системе управления информатизацией, т.е. фактически суждение об эффективности как о результативности. Здесь эффективность может определяться единым интегральным показателем по совокупности показателей, определяющих эффективность управления в ИТ-сфере.

Первый показатель (как показывает практика) может быть более совершенным, нежели второй, который является более формальным. Например, сам по себе показатель «Доля занятий, проведенных с применением компьютерной техники, для данной учебной дисциплины» может говорить следующее:

– в случае наличия стандарта по данному показателю, например 60%, это укажет абстрактную величину для данного учебного заведения, необязательно отражающую реальное положение дел в школе. Например, 30% для данной школы может лишь сказать о 50% результативности, но не эффективности;

– в случае исследования совокупности школ в районе, регионе, городе и т.п. мы можем выделить сопоставимые группы школ. Предположим, показатель для некоторой группы учебных заведений имеет наивысшее значение, равное 40%. Во всей совокупности школ это будут лидеры, но не лидеры по степени достижения эталонных показателей. Но этот ориентир будет реальным и достижимым для школ, входящих во всю рассматриваемую совокупность.

Подход по выделению наиболее эффективных объектов использует более глубокие квалиметрические методы, чем простая интегральная оценка, что позволяет сделать рейтинг более естественным и предоставить информацию о текущем состоянии дел в ИТ-сфере системы образования.

Таким образом, поэтапный подход: сначала от разработки системы показателей для оценки текущей ситуации в ИТ-сфере муниципальной системы образования, далее усовершенствование системы контроля ИТ процессов и их оценки, потом к методике аудита этих процессов и, в конечном счете, к сертификации – позволяет добиться комплексной оценки эффектов информатизации в системе муниципального образования.

Литература

1. Charnes, A., W. Cooper, & E., Rhodes (1978) «Measuring the efficiency of decision-making units», European Journal of Operational Research vol. 2, pp. 429-444.

2. Оценка и аттестация зрелости процессов создания и сопровождения программных средств и информационных систем (ISO/IEC TR 15504-CMM). Пер. с англ. М.: Книга и бизнес, 2001.