Интерактивное образование Герб Новосибирска
Тема номера: «Начальная школа: традиции и инновации»
Выпуск №21 Февраль 2009 | Статей в выпуске: 107


Павел Владимирович Шугуров,
аспирант кафедры экономической информатики
Новосибирского государственного университета экономики и управления

Интегрированные автоматизированные информационные системы в управлении образовательным учреждением

В настоящее время компьютер стал неотъемлемой частью жизни, пронизывая все сферы деятельности, в том числе и образование, которое должно отвечать современным требованиям. Во многих учреждениях образования успешно функционируют локальные информационные системы. Однако они не объединены в единую систему. Использование информационных систем в общеобразовательных учреждениях еще ограничено. Информационные технологии используются, как правило, только на занятиях по информатике.

Однако в школе существуют и управленческие процессы, без которых невозможно функционирование всей образовательной деятельности. С одной стороны, школу можно сравнить с любым предприятием по выпуску продукции и оказанию услуг. Поэтому информационные системы управления школой, по сути, аналогичны информационным системам управления предприятиями в любой другой сфере. С другой стороны, образовательный процесс основывается на учебных материалах, которые в большей части имеют информационную основу.

Поэтому в информатизации системы образования необходимо выделить две части. С одной стороны, это создание информационных систем управления, а с другой стороны, это вопрос информационных образовательных ресурсов.

Современное развитие аппаратных средств, сети Интернет и программного обеспечения, в совокупности с их постепенным удешевлением, позволяет массово применять их не только в образовательном процессе, но и в управлении этим процессом.

Совершенствование управления школой можно представить как целенаправленную деятельность по регулированию образовательного процесса для вывода его на более высокий уровень. Управление состоит из трех этапов: сбора информации, её анализа и принятия воздействующих решений. Руководители школы должны иметь обязательный минимум информации о состоянии и развитии процессов, за которые они отвечают и на которые призваны оказывать управляющее воздействие. В связи с этим работу руководства школы можно и нужно организовать с помощью информационных систем.

Перевод процессов управления образовательным учреждением на безбумажную технологию позволяет избавиться от рутинного и отнимающего много времени (поэтому малоэффективного!) труда в делопроизводстве, планировании учебного процесса и т.п.

Для более эффективного управления школой в ней должна быть создана единая информационная система. С её помощью многие функции и задачи внутришкольного управления в современных условиях могут быть решены значительно более качественно, эффективно и экономично.

Стандартный набор функций типовых программных систем для автоматизации управления школой позволяет пользователю вводить базовые данные об учебном заведении, создавать базы данных по кадровому составу и контингенту учащихся, обрабатывать информацию для получения выходных документов, вести электронные варианты книг приказов и т.д. Конечно, на первых порах требуется немало времени для формирования информационных баз данных, но при работе в многопользовательском режиме временные затраты можно существенно уменьшить. При наличии соответствующих модулей автоматизированная информационная система может быть использована в работе директора, секретаря, завучей, учителей-предметников, классных руководителей, бухгалтера, библиотекаря, медперсонала.

Примерами подобного программного обеспечения являются системы: «NetШкола», «Школьный офис», «Система управления школой», АРМ «Директор», 1С: «ХроноГраф» и др. Их принято называть типовыми проектными решениями. Информационные системы, созданные на их основе, позволяют вести сбор и обработку актуальной информации о ходе учебного и воспитательного процессов, учитывая которую администрация школы может своевременно реагировать как на негативные, так и на позитивные тенденции.

Зачем же нужны именно такие типовые, тиражируемые и универсальные проектные решения для управления школой?

Допустим, в одной из школ выпускники создали некоторую базу данных, которую школа может использовать в управлении. Типовые решения, которые поступают в данную школу сверху, тоже можно использовать. Но при этом они используются по принуждению, а для собственных нужд в школе используют ту систему, которая была написана выпускниками. Происходит это потому, что собственная разработка приспособлена к особенностям школы, но её нельзя использовать в другом месте. Это не товар, ее нельзя отдать. Но в собственной школе это очень удобно, потому что она делалась годами, учитывая конкретный опыт и конкретные интересы школы.

В ряде школ так и происходит. С другой стороны, такой опыт невозможно передать другим школам, поэтому с точки зрения муниципальной системы образования он не перспективный. Несмотря на специфику каждой школы, основные образовательные процессы достаточно единообразны и регламентированы законодательством. Поэтому вопрос единства подходов, систематизации, стандартизации информации, возможности легко обмениваться данными – очень важный. Нужен эффективный подход к автоматизации образовательных учреждений, который позволял бы тиражировать и внедрять информационные системы по единой технологии.

Образовательное учреждение является одним из элементов муниципальной системы образования и управление им невозможно рассматривать в отрыве от остальных элементов, т.к. именно при грамотном подходе к организации взаимодействия между элементами можно добиться ощутимого эффекта. Особенно остро данный аспект проявляется на этапах информатизации и автоматизации управления образованием. При этом обязательным условием успешности данного процесса является интеграция системы управления образовательным учреждением в единую информационную систему образования и города в целом.

В качестве примера системы, формирующей единое информационное пространство муниципальной системы образования, можно привести Интегрированную автоматизированную информационную систему управления образованием г. Москвы. Работы по созданию единого информационного пространства столичной системы образования ведутся уже 10 лет. За это время была создана единая среда, охватывающая не только различные уровни образовательной системы, но и обеспечивающая межведомственную интеграцию, взаимодействие с управами, префектурами, правительством Москвы.

Каждая школа подключается к мультисервисной корпоративной сети либо непосредственно, либо через Интернет. В последнем случае из-за соображений безопасности ограничивается доступ к отраслевым информационным системам либо применяются средства шифрования данных. Мультисервисная сеть обеспечивает телекоммуникационную инфраструктуру информационного пространства системы образования. Работа с программным обеспечением ведется на постоянной основе, а регулярное обновление общегородского банка данных осуществляется уже в течение трех лет.

На уровне школ частью этой системы являются программные комплексы «Школьный офис» и «Типовое ядро», обеспечивающие как автоматизацию деятельности самого образовательного учреждения, так и формирование данных для загрузки в систему верхнего уровня. Одним из важных отличий «Школьного офиса» от аналогичных продуктов является полная синхронизация справочников, применяющихся для ввода и хранения данных, со справочниками интегрированной информационной системы. Это позволяет не только облегчить для пользователя ввод данных (выбрать значение из списка проще, чем вводить данные руками) и исключить некорректный ввод, но и обеспечить возможность оперативного и достоверного анализа в системе верхнего уровня (выборки по закодированным значениям, а не анализ текстовых значений). [1]

На верхнем уровне – в Интегрированной автоматизированной информационной системе – формируется Единое хранилище данных. Создание подобного централизованного хранилища обеспечивает оперативный поиск информации по кадрам и контингенту по всем образовательным учреждениям, но самое главное, возможность формирования отчетности и проведение анализа по всей территориальной системе образования. Анализ исходных данных гораздо достовернее, чем анализ уже агрегированных данных.

Функционал электронного документооборота, сбора оперативной отчетности и нормативно-правовой системы обеспечивает Единая корпоративная информационная система, являющаяся частью Интегрированной информационной системы. Она реализована по технологии корпоративного портала, что позволяет решать с ее помощью не только задачи электронного документооборота и доступа к базам данных, но и совместной работы над документами.

Ключевой фактор при формировании такой единой информационной среды – это комплексный подход к решению задач. Вертикальная плоскость: решение задач учреждений всех уровней территориальной системы, что позволяет усилить мотивацию к использованию ИКТ в работе. Горизонтальная плоскость: комплексный охват автоматизируемых функций в рамках учреждений одного уровня.

Другой аспект – всесторонняя проработка процесса создания единого информационного пространства, включающая поэтапные мероприятия по нескольким направлениям:

– выявление потребностей и определение задач, которые должны быть решены в ходе формирования единой информационной среды;

– формирование организационно-нормативного обеспечения процесса создания единого информационного пространства;

– подготовка материально-технической базы и ИТ-инфраструктуры (компьютерная техника, локальные сети, Internet);

– формирование необходимых компетенций субъектов образовательной среды, достаточного уровня общей компьютерной грамотности;

– выбор/адаптация/разработка ПО для решения поставленных задач на различных уровнях образовательной системы;

– внедрение ПО c последующим развитием в соответствии с изменениями внешней и внутренней среды, развитием потребностей.

Единообразие используемых решений в рамках одного уровня системы – необходимое условие обеспечения агрегации данных в единой системе, а также снижение затрат на эксплуатацию в масштабах города. Одним из условий создания единого информационного пространства является синхронизация справочников на всех уровнях. В противном случае невозможно получить достоверную и анализируемую информацию. Автоматические обновления из централизованного источника служат одним из механизмов, обеспечивающих решение этой задачи.

Внедряемое программное обеспечение должно быть максимально простым и удобным в использовании – приоритет удобства перед количеством функций.

Проблема персональных данных в информационной системе управления образованием также должна быть решена согласно нормативно-правовым документам. Существует «Закон о персональных данных». В законе написано, что оператор, оперирующий персональными данными, несет ответственность за те данные, которые хранит в электронном виде. Таким образом, возникает необходимость ограничения доступа по работе с данными. Должно быть совершенно четко прописано, кто какую информацию может отдавать на просмотр и редактирование, программа должна обеспечивать возможность авторизации доступа по имени пользователю и паролю. Кроме того, информация, передаваемая по каналам связи «наверх» в интегрированную информационную систему муниципального уровня, должна быть зашифрована. Обязательно должны существовать организационные методы, обеспечивающие защиту данных, регламенты работ, причем они должны выполняться, то есть только техническим решением здесь обойтись невозможно.

Кроме защиты данных шифрованием, необходимо решить, какие данные можно передавать, а какие – нет. В соответствии с законом данные ученика не могут быть переданы за пределы школы ни в зашифрованном, ни в незашифрованном виде. Следовательно, необходимо либо просить письменное разрешение родителей на согласие использовать личные данные школьника, либо передавать «наверх» только отчетную, сводную аналитическую информацию без указания конкретных лиц (персональных данных).

Например, у муниципальной системы «верхнего уровня» города возникает вопрос: а сколько у нас таких-то среди таких-то? Для того чтобы сформировать такой отчет нет необходимости передавать всю персональную информацию об учащихся, можно передать данные без конкретного имени учеников, например, в виде «номер 1», «номер 2», «номер 3». С одной стороны, мы удовлетворяем все разумные запросы вышестоящих инстанций, а с другой – соблюдаем ситуацию с правильной работой с персональными данными.

Информационных систем, которые разрабатываются для автоматизации управления образовательным учреждением, существует не мало. В каждой из таких систем есть свои плюсы и минусы, причем для каждой школы они разные. Школа зачастую использует ту информационную систему, которая удовлетворяет ее внутренним требованиям. Поэтому когда в рамках реализации проекта по информатизации системы образования в школах заставляют установить какую-то одну определенную информационную систему, например 1С: «ХроноГраф», то естественно школа эту систему не «принимает». Правильнее было бы не заставлять все школы использовать одну информационную систему для обеспечения целостности данных муниципальной системы образования, а создать документ, в котором будет прописано, в каком формате информация должна быть передана «наверх» для формирования отчетности. Школы могут сами выбирать, какую информационную систему им использовать, может даже собственной разработки, главное, чтобы данные, выдаваемые этими системами, были в едином формате и структуре. Но школам, которые сами не могут обеспечить себя информационной системой, необходимо как раз обеспечивать поддержку на уровне муниципалитета и предоставлять какую-то одну определенную, соответствующую форматам данных информационную систему, например 1С: «ХроноГраф». Это то же самое, что заставлять все школы учиться по одним учебникам одних и тех же авторов. Ведь важен результат, а не технология процесса.

При создании интегрированной информационной системы управления образовательным учреждением возникают различные проблемы. Все эти проблемы можно свести к следующим:

1. Недостаточная проработка нормативной базы, регулирующей создание интегрированной информационной системы в муниципальной системе образования. Данная проблема не зависит от конкретной информационной системы.

2. Отсутствие набора нормативных документов в школе и рекомендаций о том, какая структура данных должна быть в информационной системе образовательного учреждения.

3. Для того чтобы система как-то использовалась, она должна быть необходима всем уровням муниципальной системы образования. Нужно, чтобы целью был не только отчет, а чтобы функции образовательных учреждений действительно автоматизировались, и специалистам в школе стало легче работать.

Уважаемые читатели, хотелось бы узнать ваше мнение по поводу создания информационных систем управления школой, возможные «плюсы» и «минусы» единой интегрированной информационной системы управления муниципальной системой образования. Существуют ли препятствия для создания информационной среды в г. Новосибирске, и с какими проблемами можно столкнуться, если перенять московский или другие опыты создания интегрированной информационной системы?



[1]Яшуков А.А. Опыт и перспективы информатизации системы образования города Москвы. Сборник научных трудов международной научно-практической конференции «Информатизация образования. Школа XXI века». – М.: Просвещение, 2008 г.

Версия для печати
Мне понравилась эта статья! Мне понравилось!
(всего - 26)
Комментировать Комментировать
(всего - )
? Задать вопрос ведущему рубрики
(всего - 0)
Остальные публикации раздела / Все статьи раздела